Eri organisaatioiden aikataulutus
Löydä yhteinen aika helposti — yli organisaatiorajojen.
Meetsko näyttää reaaliajassa projektin kaikkien osallistujien vapaat ajat yhdessä näkymässä, olivat he sitten omasta talosta, asiakkaalta tai kumppanilta. Samasta paikasta luot ja hallitset projektin tapahtumat. Ilman sähköpostirallia ja ilman raskaita käyttöoikeusprosesseja.
- Vain vapaa/varattu-ajat kalenterissa — ei otsikoita eikä sisältöä
- Microsoft 365 ja Outlook
- Kutsut Meetskosta suoraan Outlook-kalenteriin
- Hallitse projektin tapahtumia yhdessä paikassa
Ongelma
Kalenterinäkyvyyttä yli organisaatiorajojen ei ole.
Outlookista näet vain oman talon vapaat ajat, mutta asiakkaan johtoryhmän, kumppanin asiantuntijoiden ja oman tiimisi yhteistä aikaa et näe mistään. Aika metsästetään sähköpostilla, kyselylomakkeilla ja assistenttien välisillä puheluilla.
Nyt: sähköpostiralli
- Ehdotat kolmea aikaa kahdeksalle henkilölle kolmesta organisaatiosta.
- Vastaukset tulevat eri päivinä, osa assistenttien kautta.
- Yksikään aika ei sovi kaikille. Uusi kierros.
- Kun aika vihdoin löytyy, joku on jo ehtinyt varata sen muuhun.
Meetskolla
- Kutsut osallistujat projektiin kerran — jokainen valtuuttaa oman kalenterinsa.
- Näet kaikkien vapaat ajat ajantasaisena samalla aikajanalla.
- Valitset ehdotetuista ajoista sopivimman.
- Kutsu lähtee sähköpostistasi ja tallentuu Outlook-kalenteriisi.
Miten toimii
Kolme vaihetta, ei asennuksia.
Meetsko toimii selaimessa. Jokainen osallistuja käyttää omaa Microsoft-tiliään omasta organisaatiostaan — kenenkään ei tarvitse rakentaa organisaatioiden välistä kalenteriyhteyttä.
Luo projekti ja kutsu sidosryhmät
Lisää osallistujat omasta talosta, asiakkaalta ja kumppaneilta. Ryhmittele heidät organisaatioittain ja anna tarvittaessa ylläpito-oikeus myös ulkoisille jäsenille.
Jokainen valtuuttaa oman kalenterinsa
Osallistuja kirjautuu omalla Microsoft-tilillään ja antaa lukuoikeuden. Valtuutuksen voi perua milloin tahansa yhdellä napilla.
Löydä aika ja lähetä kutsu
Meetskon älykäs aikataulutus löytää ajat, jotka sopivat valitsemillesi osallistujille, kestolle ja aikavälille. Kutsu lähtee sähköpostistasi ja tallentuu Outlook-kalenteriisi — aivan kuin olisit luonut sen itse Outlookissa.
Ominaisuudet
Rakennettu monen organisaation projekteihin.
Projektin vapaat ajat yhdellä silmäyksellä
Koko projektitiimin vapaat ajat samassa ikkunassa ja tarpeidesi mukaan ryhmiteltyinä.
Roolit ja rajattu näkyvyys
Projektin jäsenet näkevät vain omien projektiensa jäsenten vapaat ajat sekä Meetskossa luodut julkiset projektitapahtumat. Muita kalenteritietoja ei jaeta koskaan.
Tietoturvallinen ilman monimutkaisuutta
Meetsko lukee vain vapaa/varattu-ajat. Jokainen käyttäjä antaa itse luvan kalenterinsa jakamiseen, ja tarvittaessa yrityksen IT-osasto hyväksyy sovelluksen käytön. Raskaita organisaatioiden välisiä kalenterijakoja ei tarvita.
Tekniikka: käyttäjäkohtaiset delegoidut Microsoft Graph -oikeudet. Ei organisaation laajuisia sovellusoikeuksia eikä tenanttien välistä federointia.
Määritä kalenterisi näkyvyys projektille
Määritä projektikohtaisesti, toistuvasti tai yksittäin, mitkä kalenterisi ajankohdista näkyvät muille. Muut ajat näkyvät muille varattuina.
Etsi yhteinen aika älykkäästi
Valitse osallistujat ja tapaamisen kesto. Meetsko etsii vapaat ajat automaattisesti, sovittaa toistuvat kokoukset sopimaan mahdollisimman monelle ja luo tapahtumat.
Hallitse projektin tapahtumia yhdessä ikkunassa
Hallitse ja muokkaa kaikkia Meetskossa luotuja projektitapahtumia yhdessä ikkunassa. Voit päättää, näkyvätkö ne myös muille projektin jäsenille.
Tietosuoja
Näemme, milloin olet varattu. Emme koskaan, mihin.
Yritysten kalenterit ovat luottamuksellisia: asiakasnimet, kauppojen koodinimet, rekrytoinnit. Siksi Meetsko on rakennettu niin, että tapahtumien sisältö poistetaan jo ennen tallennusta.
- Sisältö karsitaan palvelimella. Kalenteritiedoista säilytetään vain status sekä alku- ja loppuaika. Otsikkoa ja tapaamisen muita tietoja ei tallenneta palvelimelle.
- Jokainen päättää itse. Valtuutus annetaan omalla tilillä, ja sen voi perua milloin tahansa, jolloin kalenterin tietojen jako päättyy ja tiedot poistuvat.
- Kirjoitusoikeus vain pyynnöstä. Kalenteriin kirjoitetaan vain, jos osallistuja erikseen sallii kutsujen lähettämisen projektissa.
- Tunnisteet salattuina. Kalenteriyhteyden tunnisteet säilytetään palvelimella salattuina, ei selaimessa.
Käyttötapaukset
Kun kokouksen osallistujat tulevat useasta talosta.
Ohjausryhmät
Asiakkaan johto, projektin vetäjät ja kumppanit — toistuvat kokoukset koko projektin ajaksi.
Työpajasarjat
Useita työpajoja eri kokoonpanoilla. Pakolliset ja valinnaiset osallistujat erikseen.
Haastattelukierrokset
Kymmeniä sidosryhmähaastatteluja tiiviissä aikataulussa ilman edestakaista viestittelyä.
Yrityskaupat ja selvitykset
Ostaja, myyjä, neuvonantajat ja juristit. Aikataulu ratkeaa paljastamatta kalentereiden sisältöä.
Kysymykset
Usein kysyttyä
Etkö löydä vastausta? Kerromme mielellämme lisää esittelyssä.
Tarvitaanko asiakkaan IT-osaston hyväksyntää?
Yleensä ei. Jokainen osallistuja valtuuttaa vain oman kalenterinsa omalla tilillään, eikä palvelu pyydä organisaation laajuisia oikeuksia. Jos organisaatio on rajannut käyttäjien sovellussuostumukset, ylläpitäjä voi hyväksyä sovelluksen kerran koko organisaatiolle.
Mitä muut osallistujat näkevät kalenteristani?
Ainoastaan sen, milloin olet varattu ja milloin vapaana. Tapahtumien otsikot, sijainnit, kuvaukset ja osallistujat poistetaan ennen tallennusta, eikä niitä näytetä kenellekään. Voit myös rajata erikseen ne ajankohdat, joina kalenterisi näkyy projektille.
Mitä jos joku osallistujista ei valtuuta kalenteriaan?
Hän näkyy projektissa merkinnällä "Saatavuus ei näy", ja yhteiset vapaat ajat lasketaan valtuuttaneiden perusteella. Hänet voi silti kutsua kokoukseen normaalisti.
Mitä kalentereita tuetaan?
Microsoft 365 ja Outlook, sekä työ- että henkilökohtaiset Microsoft-tilit. Google Calendar -tuki on kehityssuunnitelmassa.
Lähetetäänkö kokouskutsu palvelusta vai omasta sähköpostistani?
Omasta sähköpostistasi. Kokous luodaan Outlookiisi sinut järjestäjänä, joten vastaukset, muutokset ja peruutukset hoituvat tutusti Outlookissa.
Voinko perua valtuutuksen?
Kyllä, milloin tahansa omista asetuksistasi. Peruminen lopettaa kalenterin lukemisen ja muutosten seurannan välittömästi ja poistaa olemassa olevat kalenteriaikasi Meetskosta.
Ota yhteyttä
Rakennettu projektityön arjesta
Meetsko syntyi aidosta tarpeesta. Projektityössä yksi toistuvimmista ja aikaa vievimmistä tehtävistä on kalenterien yhteensovittaminen, varsinkin kun osallistujat tulevat eri organisaatioista. Meetskon perustajan tausta on konsulttimaailmassa, ja jokainen ominaisuus on rakennettu ratkaisemaan ongelmia, jotka ovat tulleet vastaan oikeassa projektityössä.
Kerromme mielellämme lisää
Kysymykset, esittelypyynnöt ja pilotit — vastaamme mahdollisimman pian.
antti@meetsko.comSeuraava tapaaminen ilman kalenterirallia.
Näytämme 20 minuutissa, miten Meetsko toimii teidän projekteissanne. Pilotti onnistuu ilman IT-integraatiota.