Tietosuojaseloste

1. Rekisterinpitäjä ja roolit

Meetsko Oy käsittelee henkilötietoja kahdessa roolissa:

• Käsittelijänä (GDPR 28 art.) asiakasorganisaation projekteissa käsiteltävien tietojen osalta. Rekisterinpitäjä on asiakasorganisaatio, joka päättää palvelun käytöstä omissa projekteissaan. Meetsko Oy käsittelee näitä tietoja vain asiakkaan ohjeiden ja tietojenkäsittelysopimuksen mukaisesti.
• Rekisterinpitäjänä käyttäjätilien, palvelun ylläpidon, tietoturvan ja lokien, asiakassuhteen ja laskutuksen osalta sekä projekteissa, jotka eivät kuulu millekään asiakasorganisaatiolle.

Asiakassopimuksen liitteenä on erillinen tietojenkäsittelysopimus (DPA), jossa sovitaan käsittelyn kohteesta, kestosta, ohjeista, alikäsittelijöistä ja avustamisvelvollisuuksista.

2. Palvelun kuvaus

Vetäjäorganisaatio luo projektin ja kutsuu siihen osallistujia omasta ja muista organisaatioista. Jokainen osallistuja valtuuttaa Meetskon itse omalla Microsoft- tai Google-tilillään. Kukaan ei jaa toisen henkilön kalenteria hänen puolestaan, eikä organisaation järjestelmänvalvojalta vaadita yleistä kalenterioikeutta.

Meetsko näyttää projektin osallistujien vapaat ja varatut ajat, ehdottaa kaikille sopivia aikoja ja voi lähettää kokouskutsun järjestäjän omasta Outlook-kalenterista. Kalenteritapahtumien sisältöä (otsikko, sijainti, kuvaus, muut osallistujat) ei näytetä eikä tallenneta.

3. Käsiteltävät henkilötiedot

Palvelu ei käsittele erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvia tietoja (GDPR 9 art.).

4. Käsittelyn tarkoitukset ja oikeusperusteet

5. Tietolähteet

1. Käyttäjältä itseltään: profiilitiedot, näkyvyysrajaukset ja palvelussa tehdyt valinnat.
2. Microsoftilta tai Googlelta: nimi, sähköpostiosoite ja kalenterin varaustilanne, aina käyttäjän oman valtuutuksen perusteella.
3. Projektin kutsujalta tai organisaation pääkäyttäjältä: kutsuttavan nimi ja sähköpostiosoite.

Kutsujan on varmistettava, että hänellä on peruste käsitellä kutsuttavan yhteystietoja. Kutsuttu näkee ennen valtuutusta, kuka hänet on kutsunut ja mihin projektiin.

6. Kalenterisisällön suojaaminen

Meetsko käsittelee kalenterista vain ajan ja tilan, ei sisältöä. Tämä on toteutettu teknisenä kontrollina eikä pelkkänä käytäntönä.

Microsoftilta pyydetään lukuoikeus käyttäjän omaan kalenteriin (Calendars.Read) ja Googlelta vastaava lukuoikeus, koska suppeampi oikeustaso ei tuota luotettavasti saatavuustietoa. Koska oikeus antaisi teknisesti pääsyn myös tapahtumien sisältöön, palvelimella on suodatuskerros, joka karsii kaiken muun kuin ajan ja tilan heti kalenterivastauksen saavuttua, ennen kuin tieto tallennetaan tietokantaan tai lähetetään selaimeen.

Käyttäjä voi rajata projektikohtaisesti, milloin hänen kalenterinsa näkyy (näkyvyysikkunat ja piilotetut jaksot). Piilotettu aika näkyy muille varattuna, eikä sitä käytetä aikaehdotuksissa.

Outlook-kalenterien muutoksista saadaan ilmoitus Microsoftin muutosilmoituksilla. Ilmoitus kertoo vain, että kalenteri on muuttunut; tämän jälkeen varaustilanne haetaan uudelleen saman suodatuksen kautta.

7. Tapahtumien luonti ja Outlook-synkronointi

• Kirjoitusoikeus vain erikseen pyydettäessä. Kokouskutsuja voi lähettää vain osallistuja, joka on erikseen antanut projektissa kalenterinsa kirjoitusoikeuden (Calendars.ReadWrite). Lukuvaltuutus ei anna kirjoitusoikeutta.
• Vain omaan kalenteriin. Kutsu luodaan järjestäjän omaan kalenteriin hänen omalla valtuutuksellaan, ja Outlook lähettää kutsut tavalliseen tapaan. Meetsko ei koskaan kirjoita muiden osallistujien kalentereihin eikä käytä toisen käyttäjän valtuutusta.
• Vain järjestäjä voi muuttaa. Meetskosta luodun tapahtuman voi perua sovelluksesta vain sen järjestäjä.
• Synkronointi. Meetskosta luoduista tapahtumista luetaan järjestäjän kalenterista vain aika ja peruutustieto, jotta projektin tapahtumalista pysyy ajan tasalla. Otsikkoa, viestiä ja osallistujalistaa ei koskaan lueta Outlookista.
• Näkyvyys. Tapahtumat näkyvät projektin osallistujille, ellei luoja valitse, ettei tapahtumaa näytetä muille. Luonnokset näkyvät vain niiden tekijälle. Kutsuttujen vastauksia (hyväksytty / hylätty) ei näytetä.

Miksi Microsoft kutsuu kirjoitusoikeutta täydeksi käyttöoikeudeksi?

Kun annat kirjoitusoikeuden, Microsoft pyytää suostumusta oikeudelle Calendars.ReadWrite, jonka kuvaus on ”Have full access to your calendars” (organisaation Entra ID:ssä ”Have full access to user calendars”). Nimi ja kuvaus ovat Microsoftin vakiotekstejä, joita sovellus ei voi muuttaa. Microsoft ei tarjoa suppeampaa oikeutta, jolla sovellus voisi luoda kokouskutsun käyttäjän kalenteriin, joten sama oikeus on käytössä kaikissa sovelluksissa, jotka luovat kutsuja käyttäjän puolesta.

Koska oikeus antaisi teknisesti pääsyn kaikkiin kalenterisi tapahtumiin, Meetskon käyttö on rajattu sovelluksen koodissa:

• Uusi tapahtuma vain pyynnöstäsi. Tapahtuma luodaan vain, kun itse lähetät kutsun Meetskosta, ja vain omaan kalenteriisi.
• Muutokset vain Meetskon omiin tapahtumiin. Meetsko tallentaa luomiensa tapahtumien Microsoft-tunnisteet luontihetkellä. Peruminen ja muut muutokset kohdistetaan palvelimella vain näihin tallennettuihin tunnisteisiin. Selaimelta ei hyväksytä Microsoftin tapahtumatunnisteita, joten muihin tapahtumiin ei ole teknistä reittiä.
• Muita tapahtumia ei kosketa. Meetsko ei muokkaa, poista eikä peru muita kalenterisi tapahtumia, eikä niiden sisältöä lueta (ks. kohta 6). Meetskon omista tapahtumista luetaan vain aika ja peruutustieto.
• Vain oma kalenteri, vain oma pyyntö. Oikeuttasi käytetään vain sinun omiin pyyntöihisi ja vain sinun kalenteriisi. Toisen käyttäjän oikeudella ei kirjoiteta koskaan.
• Valinnainen ja projektikohtainen. Kirjoitusoikeus annetaan erikseen projektin asetuksista, eikä sitä tarvita aikataulujen katseluun. Ilman sitä Meetsko kopioi osallistujat, ja kutsun voi luoda itse Outlookissa.
• Peruttavissa. Kun poistat valtuutuksen Meetskon asetuksista, Meetsko poistaa tallentamansa kalenteriyhteyden (luku ja kirjoitus) eikä enää pääse kalenteriisi. Suostumuksen voi poistaa myös Microsoft-tilin sovellusasetuksista.

Organisaation IT voi halutessaan rajata käyttäjien suostumuksia Entra ID:n suostumuskäytännöillä. Meetskon aikataulutus toimii myös pelkällä lukuoikeudella.

8. Pääsynhallinta ja näkyvyys

Pääsääntö: kalenteritieto näkyy vain saman projektin osallistujille. Projektiin kuulumaton ei näe osallistujien tietoja, lukuun ottamatta alla mainittuja pääkäyttäjiä.

Pääsyoikeudet tarkistetaan palvelimella jokaisessa pyynnössä. Tietokannan taulut on suljettu suoralta käytöltä rivitason suojauksella (row level security), joten käyttöliittymän ohittaminen ei avaa pääsyä tietoihin.

9. Sähköpostit ja muistutukset

• Kutsu projektiin kertoo, kuka kutsui, mihin projektiin ja mitä osallistujalta pyydetään.
• Valtuutusmuistutukset. Projektin hallinta voi lähettää muistutuksen osallistujalle, joka ei ole vielä valtuuttanut kalenteriaan (enintään kerran vuorokaudessa). Lisäksi Meetsko lähettää enintään kaksi automaattista muistutusta: kaksi päivää kutsun jälkeen ja kolme päivää ensimmäisestä muistutuksesta. Organisaation pääkäyttäjä voi kytkeä automaattiset muistutukset pois organisaation projekteista.
• Organisaation ilmoitukset, kuten tieto pääkäyttäjäksi tai projektinluontioikeuden saamisesta, ja tarvittaessa ilmoitus asiakkaan IT-yhteyshenkilölle palvelun käyttöönotosta.

Sähköposteja ei käytetä markkinointiin.

10. Alikäsittelijät ja tietojen sijainti

Kalenterit pysyvät käyttäjän omassa Microsoft- tai Google-ympäristössä; Meetskoon siirtyy vain aikaväleistä koostuva saatavuustieto. Jos henkilötietoja siirretään EU- tai ETA-alueen ulkopuolelle, siirto perustuu Euroopan komission riittävyyspäätökseen (EU–Yhdysvallat-tietosuojakehys) tai vakiosopimuslausekkeisiin. Uusista alikäsittelijöistä ilmoitetaan asiakkaille etukäteen. Tietoja ei myydä eikä luovuteta markkinointiin.

11. Säilytysajat ja poistaminen

Käyttäjä voi poistaa valtuutuksensa projektin asetuksista tai Oma profiili -sivulta, jolloin Meetsko lakkaa hakemasta kalenteria ja muutosilmoitusten tilaus poistetaan. Valtuutuksen voi perua myös Microsoft- tai Google-tilin asetuksista. Sopimuksen päättyessä asiakkaan tiedot poistetaan tai palautetaan sopimuksen mukaisesti; varmuuskopioista tiedot poistuvat niiden normaalin kierron myötä.

12. Tietoturva

• Kaikki liikenne on salattu (TLS), ja tiedot on salattu myös tallennettuina.
• Kirjautuminen tapahtuu Microsoftin tai Googlen palvelussa; Meetsko ei näe eikä tallenna salasanoja. Monivaiheinen tunnistautuminen ja ehdollinen käyttö määräytyvät käyttäjän organisaation omien käytäntöjen mukaan.
• Kalenteriyhteyden uusintatunnisteet säilytetään palvelimella salattuina, eivät selaimessa.
• Kalenterisisällön suodatus tehdään palvelimella ennen tallennusta.
• Kalenteriin kirjoitetaan vain järjestäjän omaan kalenteriin hänen omalla pyynnöstään.
• Pääsy tuotantotietoihin on rajattu nimettyihin henkilöihin, ja ylläpidon pääsyt projekteihin kirjataan.
• Muutokset tuotantoon tehdään versionhallinnan kautta.

13. Rekisteröidyn oikeudet

Sinulla on oikeus saada pääsy tietoihisi (15 art.), pyytää virheellisten tietojen oikaisemista (16 art.) ja tietojen poistamista (17 art.), pyytää käsittelyn rajoittamista (18 art.), saada tiedot siirrettävässä muodossa (20 art.) ja vastustaa oikeutettuun etuun perustuvaa käsittelyä (21 art.). Voit perua kalenterivaltuutuksesi milloin tahansa.

Kun Meetsko Oy toimii käsittelijänä, pyynnöt osoitetaan ensisijaisesti asiakasorganisaatiolle, joka on rekisterinpitäjä. Meetsko Oy välittää sille tulleet pyynnöt asiakkaalle viipymättä ja avustaa vastaamisessa.

Pyynnöt: tuki@meetsko.fi. Vastaamme kuukauden kuluessa. Sinulla on myös oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetun toimistolle (tietosuoja.fi).

14. Tietoturvaloukkaukset

Meetsko Oy ilmoittaa asiakkaalle tietoonsa tulleesta henkilötietojen tietoturvaloukkauksesta ilman aiheetonta viivytystä, viimeistään 24 tunnin kuluessa havaitsemisesta. Rekisterinpitäjänä Meetsko Oy ilmoittaa loukkauksesta tarvittaessa tietosuojavaltuutetulle 72 tunnin kuluessa (33 art.) ja rekisteröidyille, jos loukkaus todennäköisesti aiheuttaa korkean riskin (34 art.).

15. Selosteen muutokset

Selostetta päivitetään palvelun kehittyessä ja lainsäädännön muuttuessa. Olennaisista muutoksista ilmoitetaan asiakkaille etukäteen.